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BPF（Business Process Flow）完全ガイド — 案件フェーズ管理でチーム全員が「次に何をすべきか」迷わない設計
こんにちは、CRMエバンジェリストの松原です。
「案件がどのステージにあるかを、毎回担当者に聞かないとわからない」
「商談が止まっているのに誰も気づかないまま失注していた」
「フェーズが変わったときの次のアクションが担当者によってバラバラ」
営業チームを抱えるマネージャーから繰り返し聞く言葉です。
これらはすべて「案件の進捗が属人化している」という一つの問題から来ています。
EMOROCO CRM LiteのBPF（Business Process Flow）は、案件のフェーズ管理を「担当者の頭の中」から「組織の見える設計」に変えます。
BPFとは何か——「フェーズ」で案件を管理する仕組み
BPF（Business Process Flow）は、案件・申請・対応の進捗を「フェーズ（段階）」として管理する機能です。
フェーズとは「案件が今どの段階にあるか」を示す状態です。
例：商談のフェーズ
受注 → 初回面談 → 提案中 → 交渉中 → 受注確定 / 失注
各フェーズには「完了条件」を設定できます。
完了条件を満たさないと次のフェーズに進めない設計にすることで、
「なんとなく次のフェーズに進んでしまう」を防げます。
BPFの最大の価値は「フェーズを見るだけで、次に何をすべきかがわかる」設計にできることです。
BPFで解決できる3つの問題
問題①：案件の現状が「担当者に聞かないとわからない」
BPFを設定すると、案件一覧画面でフェーズが一目でわかります。
マネージャーが担当者に「今どんな状況？」と聞かなくても、画面を見れば「提案中」「交渉中」「受注確定待ち」がすぐにわかります。
問題②：案件が「止まっていることに誰も気づかない」
フェーズと「最終更新日」を組み合わせると、「2週間以上、提案中フェーズから動いていない案件」を自動で検知できます。
ワークフローと連携することで「フェーズが一定期間変わらない場合にマネージャーに通知」という設計も可能です。
問題③：「次のアクションが担当者によってバラバラ」
各フェーズに「完了条件（チェックリスト）」を設定することで、「このフェーズでやるべきことの標準」が全担当者に共有されます。
ベテランと新人で対応の質が変わらなくなります。
BPFの設計実例——業種別フェーズ設計
設計例①：一般商談（BtoB営業）
完了条件：
□ 基本情報（会社名・担当者・連絡先）の登録
□ 課題・ニーズのヒアリング完了
□ 感情温度の初期設定
フェーズ2：初回面談済み
完了条件：
□ 課題のヒアリング記録（ナラティブ）
□ 意思決定者の確認
□ 次回アクションの合意
フェーズ3：提案中
完了条件：
□ 提案書の送付
□ 提案内容の説明完了
□ 懸念点・反論の把握
フェーズ4：交渉中
完了条件：
□ 見積書の提出
□ 条件交渉の記録
□ 決裁者との面談
フェーズ5：受注確定 / 失注
受注：□ 発注書・契約書の受領確認
失注：□ 失注理由の記録（学習のため必須）
設計例②：相続登記（司法書士事務所向け）
□ 委任状の署名・捺印
□ 着手金の受領
□ 法定期限の確認・記録
フェーズ2：書類収集
□ 戸除籍謄本の収集
□ 固定資産評価証明書の取得
□ 相続人全員の住民票・印鑑証明
フェーズ3：申請準備
□ 登記申請書の作成
□ 依頼者への確認・承認
□ 登録免許税の計算
フェーズ4：申請済み
□ 法務局への申請完了
□ 受付番号の記録
□ 依頼者への進捗報告
フェーズ5：完了
□ 登記識別情報の引き渡し
□ 報酬の受領
□ アフターフォローの設定
設計例③：不動産仲介（売買）
□ 希望条件のヒアリング
□ 感情温度の初期設定
□ 予算・エリア・タイプの記録
フェーズ2：物件提案
□ 提案物件リストの作成
□ 内覧の設定
□ 反応・感情温度の更新
フェーズ3：申込・交渉
□ 購入申込書の受領
□ ローン事前審査の確認
□ 売主との交渉記録
フェーズ4：契約
□ 重要事項説明の完了
□ 売買契約書の締結
□ 手付金の受領確認
フェーズ5：決済・引渡し
□ 残代金の決済確認
□ 鍵の引渡し
□ 登記完了の確認
□ アフターフォローの設定（紹介依頼）
BPFとワークフローの連携——フェーズが変わると自動で動く
BPFの真の力は、ワークフローと連携したときに発揮されます。
① フェーズ変更時の自動通知
トリガー：フェーズ=「受注確定」に変更
アクション：
・マネージャーにSlack通知
・freeeに請求書の下書きを自動作成
・「受注後フォロー」タスクを30日後に自動生成
② 長期滞留の検知
トリガー：フェーズ=「提案中」から21日間変化なし
アクション：
・担当者に「商談が止まっています」タスク生成
・マネージャーへLINE通知
③ 失注後の学習促進
トリガー：フェーズ=「失注」に変更
アクション：
・「失注理由の記録」タスクを即時生成
・ChatGPTに失注分析を自動依頼（Zapier連携）
④ フェーズ完了条件の未達チェック
トリガー：フェーズ変更
アクション：完了条件の未チェック項目があれば警告表示
BPFとパイプライン管理の違い——「フェーズ管理」と「パイプライン管理」
PipedriveなどのCRMも「パイプライン管理」という似た機能を持っています。BPFとの違いを整理します。
・商談カードをドラッグ＆ドロップでステージ移動
・主に「新規開拓営業」の商談進捗を管理
・受注後の顧客との関係管理は設計外
【EMOROCO CRM LiteのBPF】
・フェーズごとに「完了条件（チェックリスト）」を設定可能
・受注後のフォロー・継続管理にも使える
・感情温度・ナラティブとの統合設計
・ワークフローとの自動連携
・業種に特化したフェーズ設計（士業・不動産・工務店等）
特に「完了条件の設定」がBPFならではの機能です。
「なんとなく次のフェーズに進めてしまう」を防ぎ、品質の均一化を実現します。
BPFを使い始める3ステップ
STEP 1：自社の案件フローを紙に書き出す（10分）
まず「自社の案件は通常どんな段階を経て完了するか」を書き出します。
どんな「段階」がありますか？
質問②：各段階で「必ずやること」は何ですか？
質問③：その段階が「完了した」と判断できる条件は何ですか？
この3つの問いへの答えが、BPFの設計骨格になります。
STEP 2：EMOROCO CRM LiteにBPFを設定する（30分）
書き出したフローをEMOROCO CRM LiteのBPF設定画面で入力します。
フェーズ名・各フェーズの完了条件をノーコードで設定できます。
STEP 3：フェーズ変更時のワークフローを1本設定する
まず「受注確定時にSlack通知する」という最もシンプルなワークフロー1本から始めます。
「フェーズが変わると何かが動く」という体験が、BPF活用の動機を高めます。
まとめ——「案件の見える化」から「組織の学習」へ
BPFは「案件の現状を見える化する」ツールですが、使い続けると「組織の学習」ツールになります。
フェーズごとの完了条件が蓄積されると「うちの会社が受注するパターン」が見えてきます。
失注理由の記録が蓄積されると「なぜ負けるか」のパターンが見えてきます。
「受注した案件と失注した案件で、どのフェーズで何が違ったか」——この問いに答えるデータが、BPFの継続運用によって自然に蓄積されていきます。
まず自社の案件フローを書き出すことから始めてください。
それがBPF設計の最初の一歩です。
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製品情報：https://www.emoroco.com/
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