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決算期・新年度のCRMデータ整理ガイド — 3月・4月にやるべき顧客データのメンテナンス
こんにちは、CRMエバンジェリストの松原です。
3月・4月は、ビジネスの区切りが最も多い時期です。
決算・予算策定・人事異動・新規契約・更新交渉——これらが一斉に動くこの時期に、CRMのデータが整っているかどうかで、新年度のスタートダッシュが大きく変わります。
「年度が替わったのに、去年の感情温度がそのままになっている」「担当者が変わったのに、CRMの担当フィールドが更新されていない」「昨年成約した顧客のフォロー設定が止まっている」——この記事ではこれらの問題を解消する、年度替わりのCRMデータ整理の手順を解説します。
なぜ年度替わりにCRMを整理すべきか
CRMは使い続けるほどデータが蓄積しますが、同時に「劣化」も進みます。
① 担当者の異動・退職（3〜4月に集中）
→ 担当フィールドが前任者のままになる
→ 引き継ぎが不完全で関係の文脈が失われる
② 感情温度の「放置」
→ 昨年設定した感情温度が更新されないまま
→ 現実と乖離したデータで判断するリスク
③ 不要レコードの蓄積
→ 失注・休眠・廃業した顧客が
アクティブリストに混在する
年度替わりは「CRMのリセット」の最良タイミングです。
1年間のデータを棚卸しし、新年度を正確なデータからスタートする習慣が、CRMの長期的な定着率を高めます。
3月中にやること——クロージングの整理
①全顧客の感情温度を一斉棚卸し
年度末は「今期の着地」を確認する自然なタイミングです。
この機会に全顧客の感情温度を見直します。
STEP 1：取引先企業の一覧を開き、
感情温度でフィルタリング
STEP 2：各担当者が自分の担当顧客を
上から順に確認・更新
（目安：1件あたり30秒〜1分）
STEP 3：ナラティブに「{年度}年度末の状態」として
一言メモを追記
例：「2025年度末：継続安定。次期更新に前向き」
例：「2025年度末：担当変更後やや距離あり。要注視」
STEP 4：クール以下の顧客に今期中のフォローを設定
棚卸しで特に確認すべき状態：
| 状態 | 対応 |
|---|---|
| 1年以上感情温度が更新されていない | 担当者に現状確認を指示。必ず更新 |
| 前任者が設定したままの感情温度 | 新担当者が改めて評価して更新 |
| ナーチャリングスコアと大幅に乖離している | 矛盾の理由を担当者にヒアリング |
②今期未達・失注案件の記録を完結させる
3月末までに、今期の案件を正式にクローズします。
・案件フェーズを「失注」に変更
・失注理由をナラティブに記録
（例：「価格・競合他社・タイミング・担当者相性」）
・次年度の再アプローチ可能性を判断して感情温度を設定
・6ヶ月後・1年後の再フォロータスクを設定しておく
「失注は終わりではなく、再アプローチのスタート」という設計が、年度をまたいだ顧客関係の継続につながります。
③今期の感情温度分布をスナップショットとして記録
年度末の感情温度分布を記録しておくことで、来年度末との比較が可能になります。
2025年度末の感情温度分布（全顧客○○社）：
・ホット：○社（○%）
・ウォーム：○社（○%）
・クール：○社（○%）
・コールド：○社（○%）
この記録が「年間でクールが増えたか・減ったか」を翌年度末に確認するベースラインになります。
4月にやること——新年度のセットアップ
①担当者変更に伴うCRMの更新
4月の人事異動に合わせて、CRMのデータを更新します。
□ 担当フィールドを新担当者に変更
□ 新担当者がナラティブを読んで引き継ぎ内容を確認
□ 新担当者が最初の接触後に感情温度を更新
□ 前任者のワークフロータスクの引き継ぎを確認
□ セキュリティロールの権限設定を更新
□ 退職・移動した前任者のアカウントを無効化
引き継ぎの質を上げるナラティブ活用：
「引き継ぎメモ（2026年4月）：
この顧客のキーパーソンは社長ではなく部長の田中様。
田中様と直接信頼関係を作ることが受注の鍵。
価格感度は低く、スピードを最も重視する。
毎月第1月曜日の午前中が連絡しやすいタイミング。
前回提案は競合に負けたが、
『次回は一緒に仕事したい』という言葉をもらっている。
新担当者への引き継ぎ後、最初の1ヶ月が勝負」
このナラティブがあれば、新担当者は「関係のゼロリセット」ではなく「関係の続き」から始められます。
②新年度のKPI・目標をダッシュボードに設定
新年度の売上目標・顧客数目標が決まったら、個人ダッシュボードのKPIウィジェットに設定します。
営業担当者：
・今期の売上目標額
・新規顧客獲得件数の目標
・感情温度ホット・ウォームの維持率目標
マネージャー：
・チームの今期売上見込み合計
・感情温度クール以下顧客の削減目標（件数）
・顧問先継続率の目標（%）
経営者：
・今期累計売上目標
・チャーン率の目標（%）
・新規紹介件数の目標
KPIをCRMダッシュボードに設定することで「目標と日々の行動」が画面上で直結します。
③新年度のワークフロー見直し
昨年設定したワークフローを見直し、不要なものを無効化・必要なものを追加します。
① 今年度も有効なワークフロー
→ そのまま継続
② 昨年の課題から生まれた新しいワークフロー
→ 新たに追加
例：「今年クール化が多かった顧客層への
早期アラートを強化する」
③ 不要になったワークフロー
→ 無効化（削除ではなく無効化を推奨。後で確認できる）
④休眠顧客のリスト化と年度別フォロー戦略
コールド顧客の中で「今年度に再アプローチすべき顧客」をリスト化します。
・4月：新年度のご挨拶
・5月：GW明けの近況確認
・6月：半期の振り返りの時期
・9月：下半期のスタート
・10月：年末に向けた計画相談
・12月：年末のご挨拶
・1月：新年のご挨拶
・3月：今期の着地と来期に向けた相談
年度替わりの4月は、休眠顧客への「新年度のご挨拶」として最も違和感のない接触タイミングです。
「昨年はお世話になりました。今年もよろしくお願いします」の一言が、休眠から戻るきっかけになります。
業種別の決算期・新年度整理のポイント
税理士・会計事務所
・3月決算法人の顧問先が最繁忙期
・逆に、12月決算法人の顧問先は2月に完結しているため、
3月中に感情温度の棚卸しができる
4月のポイント：
・新規顧客の獲得シーズン（会社設立が多い）
・新入社員の入社に伴う労務・社保の相談が増える時期
不動産・工務店
・年度末の駆け込み需要（引っ越し・完工）でピーク
・成約した顧客のアフターフォロー設定を確認
4月のポイント：
・新生活シーズンの見込み顧客リストを整理
・昨年成約した顧客への1年後点検フォローを設定
製造業・BtoB営業
・予算消化の発注が集中するため受注確定案件が多い
・失注案件の原因分析と記録
4月のポイント：
・取引先担当者の異動による新担当者との関係構築開始
・新予算を持った取引先への提案タイミング
美容・サービス・リピートビジネス
・卒業・就職・引っ越し前の来店需要ピーク
・転居する顧客の「最後の来店」を記録する
4月のポイント：
・新生活を始めた新規顧客の感情温度を早めに設定
・春の新メニュー・新サービスの案内に向けた
ホット顧客リストの整理
まとめ——年度替わりの1週間が、次の1年を決める
CRMのデータは「正確さ」と「鮮度」が命です。
感情温度が1年前のまま、担当者が異動前のまま、失注案件が未処理のまま——このようなデータの上では、正確な判断も適切なフォローも生まれません。
3月の最終週と4月の第1週、合計2週間をCRMの整理に充てることで、新年度を「正確なデータ」からスタートできます。
特に効果的な順番は「感情温度の全件棚卸し → 担当者変更の更新 → 新年度KPIの設定」です。
この3つだけでも、新年度のCRM活用の質が大きく変わります。
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