【顧客ポータルの仕組み（データの流れ）】

顧客・取引先                EMOROCO CRM Lite
──────────                  ─────────────────

①ポータルサイトを開く
  （URLをシェアまたはWebサイトに埋め込む）

②フォームに情報を入力する
  （氏名・連絡先・問い合わせ内容など）

③「送信」ボタンを押す          ④CRMのエンティティに
                               即時自動登録される
                               ↓
                              ⑤ワークフローが発火する
                               ↓
                              ⑥担当者にメール・LINE通知
                               ↓
                              ⑦担当者がCRM上で対応開始

→ 顧客の「送信」からCRMへの登録・担当者への通知まで、
  人手が一切介在しない

【ポータルサイト設定の5要素】

①サイト名：
  顧客がブラウザのタブやURLバーで確認する名称。
  例：「○○株式会社 お問い合わせポータル」
      「△△サービス お申し込みフォーム」

②テーマカラー：
  自社のブランドカラーに合わせて設定する。
  顧客が「自社のサービスのページ」と認識できる
  一貫した見た目にすることが信頼感につながる。

③ロゴ：
  自社ロゴを設定することで、
  顧客がポータルを「公式の窓口」として認識する。
  ロゴなしは「どこの会社のフォームかわからない」
  という印象を与えてしまう。

④ウェルカムメッセージ：
  顧客がポータルを開いたとき最初に目にするメッセージ。
  例：「お問い合わせありがとうございます。
       以下のフォームに必要事項をご入力ください。
       担当者より2営業日以内にご連絡いたします」
  → 「いつまでに・誰から・どう連絡があるか」を
    明示することで顧客の不安を解消する。

⑤通知先メールアドレス：
  フォームが送信されたとき、通知を受け取るメールアドレス。
  個人のメールアドレスだけでなく、
  「チームの共有メールアドレス」にすることで
  担当者不在時のリスクを防ぐ。

→ これら5要素を先に決めてからフォームの設計に入ることで、
  顧客体験として一貫したポータルが完成する

【公開フォームの設計原則】

原則①「必須フィールドを最小限にする」：
  顧客が入力をやめる最大の原因は「項目が多すぎること」。
  必須フィールドは「会社名・氏名・メールアドレス・
  問い合わせ内容」の4つを基本にする。
  担当者が「後で聞けばいい情報」は任意フィールドにする。

原則②「フィールドの順序は自然な会話の流れで設計する」：
  「誰が → 何を → どう → いつ」という
  自然な情報の流れに沿ってフィールドを並べる。
  例：氏名 → 会社名 → 電話番号 → メール →
      お問い合わせの種類（選択式）→ 詳細内容

原則③「選択式フィールドで入力ハードルを下げる」：
  「お問い合わせの種類」は選択式（ドロップダウン）にする。
  → 顧客は考える必要がなく、入力が速くなる
  → CRM側でフィールドの値によるフィルタリング・
    ワークフロー振り分けが可能になる

  例の選択肢：
  ・製品・サービスに関するお問い合わせ
  ・資料請求
  ・見積もり依頼
  ・アフターサポート
  ・採用に関するお問い合わせ
  ・その他

原則④「送信完了メッセージで次のアクションを伝える」：
  「送信完了」だけのメッセージは不安を残す。
  「ご送信ありがとうございました。
   担当者より2営業日以内にご連絡いたします。
   お急ぎの場合はお電話（03-XXXX-XXXX）まで」
  → 次に何が起きるかを伝えることで顧客の安心感が生まれる

原則⑤「未ログイン送信対応を活用する」：
  EMOROCO顧客ポータルは「未ログイン送信」に対応している。
  つまり、顧客は会員登録・ログインなしでフォームを送信できる。
  → 問い合わせ・資料請求・イベント申込のような
    「初めての接触」では会員登録が障壁になる。
    未ログイン送信対応により、初期の接触のハードルを最大限に下げられる。

【フォーム別・エンティティ登録設計の例】

■ 問い合わせフォーム → 「問い合わせエンティティ」に登録

  フォームフィールド      → CRMフィールド
  氏名                   → 問い合わせ者名
  会社名                 → 取引先名（既存の取引先と紐付け可）
  メールアドレス         → メールアドレス
  電話番号               → 電話番号
  問い合わせの種類       → カテゴリ（選択式）
  詳細内容               → 問い合わせ内容（テキスト）
  （自動設定）            → 受付日時（フォーム送信日時）
  （自動設定）            → ステータス：未対応
  （自動設定）            → 担当者：（ワークフローで自動割り当て）

■ 資料請求フォーム → 「リードエンティティ」に登録

  フォームフィールド      → CRMフィールド
  氏名                   → リード名
  会社名                 → 会社名
  役職                   → 役職
  メールアドレス         → メールアドレス
  電話番号               → 電話番号
  請求資料の種類         → 請求資料（選択式）
  ご関心の課題           → 関心事項（テキスト）
  （自動設定）            → リードソース：ポータルフォーム
  （自動設定）            → 感情温度：ウォーム（初期値）

■ 見積依頼フォーム → 「案件エンティティ」に登録

  フォームフィールド      → CRMフィールド
  会社名・担当者名        → 取引先・担当者
  希望サービス           → 案件名
  数量・規模             → 案件の詳細
  希望納期               → 希望期日
  参考予算               → 予算感（テキスト）
  （自動設定）            → 案件フェーズ：初期ヒアリング
  （自動設定）            → 受注確度：C（30%未満）

■ 修理・点検依頼フォーム → 「サービス依頼エンティティ」に登録

  フォームフィールド      → CRMフィールド
  顧客名・連絡先         → 依頼者情報
  設備・製品名           → 対象製品
  症状・状況の説明       → 詳細内容
  希望対応日時           → 希望日時
  設置場所               → 住所（GISマップと連動可）
  （自動設定）            → 依頼ステータス：受付済み
  （自動設定）            → BPFフェーズ：受付 → 確認 → 対応中 → 完了

【問い合わせ受付の自動化チェーン設計】

STEP 1：フォーム送信 → CRMに即時登録（自動）
  問い合わせエンティティにレコードが作成される
  ステータス：「未対応」で自動設定

STEP 2：登録トリガー → 担当者への通知（自動）
  ワークフロー設定：「問い合わせエンティティにレコードが作成されたとき」
  → アクション①：担当者にメール通知
    「新しい問い合わせが登録されました：
     【○○株式会社 △△様】
     件名：製品に関するお問い合わせ
     受付日時：2026/05/30 14:32」

  → アクション②：担当者にLINE通知
    「📩【新規問い合わせ】
     ○○株式会社 △△様
     件名：製品に関するお問い合わせ
     ← 24時間以内に返信をお願いします」

  → アクション③：問い合わせカテゴリによる担当者の自動割り当て
    「製品に関するお問い合わせ」→ 営業担当者
    「アフターサポート」→ CSチーム担当者
    「採用」→ 人事担当者

STEP 3：対応開始 → ステータス更新（担当者が手動更新）
  「対応中」に更新するとLINEに「○○様 対応開始」が通知

STEP 4：返信・対応完了 → 自動フォローアップ設計
  「完了」に更新されてから3日後：
  → タスク：「○○様 問い合わせ後のフォローアップ」
  内容：「対応後のご満足度を確認する。
       追加の疑問や不満がないかを確認して
       感情温度を更新する。
       商談化できそうであれば案件レコードを作成する」

STEP 5：未対応アラート（対応漏れ防止）
  ワークフロー：「問い合わせ登録から24時間経過×ステータス：未対応」
  → タスク：「【未対応】○○様の問い合わせに返信してください」
  → LINEに緊急通知
  → 上長にもメール通知（エスカレーション）

→ STEP 1〜5が設計されていれば、
  「夜間の問い合わせを翌朝まで気づかなかった」という問題が
  構造的になくなる

【活用シーン①：お問い合わせ受付（汎用）】

最も基本的な活用。どんな業種でも最初に設定すべきフォーム。

設計のポイント：
  「お問い合わせの種類」を選択式にして
  カテゴリ別の担当者自動割り当てを設定する。
  レスポンスの約束（「2営業日以内」等）を送信完了メッセージに明記する。

【活用シーン②：資料請求フォーム（SaaS・IT・製造業向け）】

リードとして登録して、即日フォローアップが始まるように設計する。

設計のポイント：
  「ご関心の課題」フィールドを追加することで、
  資料送付後の担当者の「最初の一言」が変わる。
  （「○○の課題についてご関心があるとのこと、
     詳しくお聞かせいただけますか」）
  感情温度をウォームで初期設定して、
  資料送付後48時間以内のフォロータスクを自動生成する。

【活用シーン③：見積依頼フォーム（製造業・建設業・IT向け）】

案件として登録して、BPFで「初期ヒアリング→見積作成→提案→受注」のフェーズ管理を開始する。

設計のポイント：
  「参考予算」フィールドを任意で設置する。
  予算感の記録が初期のヒアリングの質を上げる。
  GISマップと連動させると、見積依頼の所在地を
  担当エリアの地図上に即座に表示できる。

【活用シーン④：修理・点検依頼（製造業・設備管理・住宅設備向け）】

依頼受付をBPFの「受付→確認→対応中→完了」フェーズ管理と連動させる。

設計のポイント：
  「設置場所（住所）」フィールドを設置して
  GISマップと連動させることで、
  担当エンジニアが地図上で現場を確認してから出発できる。
  「症状の写真（ファイル添付）」フィールドを
  任意で追加することで、現場到着前の事前確認が可能になる。

【活用シーン⑤：イベント・セミナー申込（全業種）】

参加者情報をイベントエンティティとして管理して、
開催後のフォローアップを自動設計する。

設計のポイント：
  「参加動機・関心事項」フィールドを設置する。
  イベント後の感情温度フォロータスクを
  開催日の翌日に自動生成するワークフローを設定する。
  「アンケート回答フォーム」と組み合わせてNPSを計測する。

【活用シーン⑥：採用応募フォーム（全業種）】

応募者情報を採用エンティティとして管理して、
BPFで「応募→書類選考→面接→内定→入社」のフェーズ管理を行う。

設計のポイント：
  「志望動機」「希望職種」「入社可能日」を
  必須フィールドに設定する。
  書類選考通過時の「面接案内メール自動送信」ワークフローを設計する。

【活用シーン⑦：アンケート回収（CS・マーケ向け）】

回答結果をCRMのレコードに蓄積してNPSや満足度分析に活用する。

設計のポイント：
  「NPS（0〜10点）」フィールドをポータルフォームに設置する。
  0〜6点（批判者）の回答が送信されたとき、
  担当者への緊急タスクが当日中に生成されるワークフローを設定する。
  既存顧客にポータルのURLをLINEやメールで送付して
  回答を促す設計にする。

【活用シーン⑧：代理店案件登録（フランチャイズ・代理店向け）】

代理店が担当する紹介案件を直接CRMに登録する専用ポータルを作成する。

設計のポイント：
  代理店ごとに「代理店ID」フィールドを設けて
  どの代理店からの案件かを自動で記録する。
  セキュリティロールで「代理店用フォーム」を設計して、
  代理店は自分が登録した案件のみを参照できるように制限する。
  マルチテナント機能と組み合わせることで
  複数の代理店を独立した環境で管理できる。

【士業（税理士・社労士・弁護士）向け設計】

活用フォーム：初回相談申込フォーム
登録エンティティ：相談依頼
自動化チェーン：
  相談申込 → 担当者メール通知 → 
  日程調整の自動メール送信 → 
  相談日の前日リマインド → 
  相談後のフォロータスク自動生成

ポイント：
  「相談内容の概要」フィールドを設置することで、
  初回面談前に担当者が準備できる。
  守秘義務に配慮してセルフホスト環境での
  ポータル運用を推奨する。

【動物病院・ペットサロン向け設計】

活用フォーム：予約・問い合わせフォーム
登録エンティティ：予約/問い合わせ
自動化チェーン：
  フォーム送信 → 受付確認メール自動送信 → 
  担当者LINEへの通知 → 
  予約日前日のリマインドメール自動送信

フォームフィールド：
  飼い主氏名・ペットの名前・ペットの種類・
  年齢・相談内容・希望日時

ポイント：
  「ペットの種類」「年齢」フィールドを設置することで、
  登録時点でペットレコードに情報が蓄積され始める。

【製造業・建設業向け設計】

活用フォーム：修理・点検依頼 + 見積依頼フォーム
GISマップとの連動：
  「設置場所（住所）」フィールドをGISと連動させて、
  担当エンジニアが地図上で依頼の場所を確認してから出発する。

BPFとの連動：
  フォーム登録 → BPFの「受付」フェーズに自動配置 →
  「確認→現場対応→完了→アフターフォロー」のフェーズ管理開始

ポイント：
  「写真添付（任意）」フィールドで
  症状の写真を受付時に収集できると
  現場到着前の事前確認と見積精度が上がる。

【顧客ポータル機能の料金（ver2.0）】

月額：20,000円 / 100ユーザー
（基本プランに追加するオプション機能）

ROI試算の考え方：
  問い合わせ1件あたりの手動転記コスト（仮定）：
  担当者が5分 × 月100件 = 500分/月 = 約8時間/月

  時給換算（担当者の時給2,500円として）：
  8時間 × 2,500円 = 月20,000円のコスト

  → 月20,000円のポータル費用が、
    月20,000円相当の転記工数を削減する
    「導入コスト = 削減コスト」という試算が成立する

  さらに：
  ・転記ミス・登録漏れによる機会損失の削減
  ・夜間・休日の自動受付による対応スピードの改善
  ・感情温度との連動によるリードの自動ナーチャリング
  これらの付加価値を合わせれば、
  月20,000円の投資は十分に正当化できる

導入を先に検討すべきケース：
  ✅ 毎日5件以上の問い合わせ・申請を受け付けている
  ✅ Webフォームとは別のCRM手動転記が発生している
  ✅ 夜間・休日の問い合わせ対応に課題がある
  ✅ 資料請求・見積依頼をリードとして管理したい
  ✅ 代理店・取引先からの申請をCRMで一元管理したい

ポータルサイト基本設定：
□ サイト名・テーマカラー・ロゴが設定されているか
□ ウェルカムメッセージに「いつまでに・誰から・どう連絡するか」が明記されているか
□ 通知先メールが個人ではなくチームの共有アドレスになっているか

フォーム設計：
□ 必須フィールドが最小限（4〜6項目程度）になっているか
□ 「お問い合わせの種類」が選択式フィールドになっているか
□ 未ログイン送信対応が有効になっているか
□ 送信完了メッセージに次のアクションの案内が含まれているか

エンティティ登録設計：
□ フォームの各フィールドが適切なCRMフィールドに紐付いているか
□ 自動設定フィールド（受付日時・ステータス・担当者）が設定されているか
□ 「お問い合わせの種類」による担当者の自動割り当てが設計されているか

ワークフロー連動：
□ フォーム送信 → 担当者へのメール通知が設定されているか
□ フォーム送信 → 担当者へのLINE通知が設定されているか
□ 24時間未対応 → 緊急アラートが設定されているか
□ 対応完了 → 3日後のフォロータスクが自動生成されるか
□ カテゴリ別の担当者自動割り当てワークフローが設定されているか