こんにちは、CRMエバンジェリストの松原です。

アーカス・ジャパンは子会社のアーカス・ウェルフォームでも不動産事業を行っておりますが、CRMの実績としても多くの知見を持っていますが、不動産・施設管理の業務には、物件情報、入居者・オーナーとの関係、契約更新、点検・修繕といった種類も関係者も異なる情報が絡み合います。
これらをExcelや紙の台帳で管理し続けると対応漏れや情報の分断が起きやすくなります。
今回は、不動産・施設管理の現場でEMOROCO CRM Liteをどう活用できるかを具体的な設計例とともに解説します。

目次

1.不動産・施設管理が抱える特有の課題
2.なぜExcelや紙の台帳では限界があるのか
3.エンティティ設計の具体例
4.契約更新・退去対応のワークフロー自動化
5.点検・修繕スケジュールの一元管理
6.複数のステークホルダーに応じた権限設計
7.問い合わせ・クレーム対応を顧客ポータルで受け止める
8.ダッシュボードで空室率・稼働状況を可視化する
9.よくある質問（FAQ）
10.まとめ

1. 不動産・施設管理が抱える特有の課題

不動産・施設管理の現場には、次のような特有の課題があります。

・物件・入居者・オーナーという性質の異なる情報を同時に管理する必要がある
・契約更新や退去のタイミングを、部屋ごと・契約ごとに個別に管理しなければならない
・定期点検や修繕対応のスケジュールが、設備ごとに異なる
・オーナー、入居者、管理会社、施工会社といった、複数の関係者が絡む
・問い合わせやクレームへの対応履歴が、担当者の記憶やメールに散らばりがちである

これらの情報がバラバラに管理されていると、「この部屋、契約更新はいつだったか」「この設備、前回の点検はいつ行ったか」を確認するのに時間がかかり、対応の遅れやオーナー・入居者からの信頼低下につながります。

2. なぜExcelや紙の台帳では限界があるのか

多くの不動産・施設管理会社では、物件台帳、入居者リスト、点検記録が、それぞれ別のExcelファイルや紙の台帳で管理されています。
この状態では、次のような問題が発生します。

• 物件と入居者、契約情報が紐づいておらず、確認のたびに複数のファイルを見比べる必要がある
• 担当者が変わると、物件ごとの過去のやり取りやクレーム対応の経緯が引き継がれない
• 点検・修繕のタイミングを、台帳を定期的に見返さないと把握できない

これらは、情報が「記録」として一元化されておらず、担当者の記憶や個別のファイル管理に依存していることから起きる問題です。

3. エンティティ設計の具体例

EMOROCO CRM Liteのノーコード機能を使い、不動産・施設管理向けに次のようなエンティティ設計が可能です。

・物件エンティティ：物件名、所在地、構造、部屋数、設備情報を管理
・入居者エンティティ：入居者情報、契約期間、連絡先を管理
・オーナーエンティティ：物件所有者の情報、連絡先、契約条件を管理
・契約エンティティ：契約開始・終了日、更新条件、賃料を管理
・点検・修繕エンティティ：点検日、修繕内容、対応した施工会社を管理
・問い合わせエンティティ：入居者からの問い合わせ・クレームの内容と対応状況を管理

リレーションシップ管理機能を使い、「物件（親）→ 入居者（子）」「物件（親）→ 点検・修繕（子）」「入居者（親）→ 問い合わせ（子）」という構造を組み立てることで、物件を開けば、その物件に関わるすべての入居者・点検履歴・問い合わせを一つの画面で確認できるようになります。

4. 契約更新・退去対応のワークフロー自動化

契約更新や退去の対応は、タイミングを逃すと大きなトラブルにつながります。ワークフロー機能を使い、次のような自動化を組み込めます。

・契約終了日の一定期間前に、更新案内を送るタイミングを担当者へ通知する
・退去予定が登録されたら、原状回復確認や次の入居者募集の準備タスクを自動的に作成する
・契約更新の意向確認が期限内に得られない場合、担当者へリマインドを送る

こうした自動化により、「気づいたら契約更新の期限が過ぎていた」という事態を防ぎ、オーナー・入居者双方に安心感を提供できます。

5. 点検・修繕スケジュールの一元管理

設備ごとに異なる点検周期を、Business Process Flow（BPF）とワークフローを組み合わせて管理できます。

・点検・修繕エンティティのステータスを「点検予定」「対応中」「完了」といったステージで管理する
・点検予定日が近づいたら、担当者や委託先の施工会社へ通知を送る
・修繕対応が完了したら、オーナーへの報告タスクを自動的に作成する

点検・修繕の履行状況が記録として残ることで、「いつ、どの設備を、どう対応したか」を後から振り返って確認できる状態になります。
これは、物件の資産価値を維持する上での重要な記録にもなります。

6. 複数のステークホルダーに応じた権限設計

不動産・施設管理には、オーナー、入居者、管理会社の担当者、施工会社といった、複数の立場の関係者が関わります。セキュリティロールとフォームごとの権限管理を使えば、次のような使い分けができます。

・管理会社の担当者用フォーム：物件・契約・点検情報のすべてを閲覧・編集できる
・施工会社向けの限定フォーム：担当している点検・修繕案件の情報のみを閲覧できる
・オーナー向けの報告フォーム：自身が所有する物件の状況のみを確認できる

“全員に同じ画面”ではなく、“立場に合った画面”を用意することで、情報の混乱や、見せるべきでない情報の漏洩を防ぎながら、関係者それぞれに必要な情報を届けられます。

7. 問い合わせ・クレーム対応を顧客ポータルで受け止める

入居者からの問い合わせやクレームは、電話・メール・対面など、様々な経路で寄せられます。
顧客ポータル機能を使えば、入居者が直接、問い合わせフォームから連絡できる窓口を用意できます。

・入居者はアプリのインストールや会員登録の手間なく、問い合わせを送信できる
・送信された内容は、自動的に問い合わせエンティティとして登録される
・対応状況を、担当者間で共有しながら追跡できる

問い合わせの経路を一元化することで、「誰が、いつ、どんな対応をしたか」が記録として残り、対応漏れや二重対応を防げます。

8. ダッシュボードで空室率・稼働状況を可視化する

ダッシュボード機能を使えば、次のような指標を可視化できます。

・物件別・エリア別の空室率
・契約更新予定件数と、そのタイミング
・点検・修繕の対応状況（未対応・対応中・完了）
・問い合わせ件数の傾向

これらをオーナーへの定期報告や社内の経営会議の場で活用することで、報告資料作成の手間を減らしながら、リアルタイムの状況把握が可能になります。

9. よくある質問（FAQ）

Q. 物件数が多くても管理できますか？
はい。
ノーコードで物件・契約・点検といったエンティティを設計できるため、物件数の増加にも柔軟に対応できます。

Q. オーナーへの定期報告レポートも作成できますか？
ダッシュボード機能やCSV出力機能を使い、物件ごとの状況をまとめたレポートを作成できます。

Q. 施工会社とのやり取りも記録できますか？
はい。
点検・修繕エンティティに施工会社の情報を紐づけて記録できます。
取引先企業エンティティを施工会社の管理にも応用できます。

Q. 入居者からの問い合わせは、どのように受け付けられますか？
顧客ポータル機能の問い合わせフォームを使えば、入居者は会員登録なしで問い合わせを送信でき、内容は自動的にCRM上に登録されます。

10. まとめ

不動産・施設管理の業務は、物件・入居者・オーナー・点検履行状況といった性質の異なる情報を長期にわたって管理し続ける必要があります。
EMOROCO CRM Liteのノーコード設計とリレーションシップ管理を使えば、これらの情報を一つの基盤に統合し、契約更新や点検のタイミングを見逃さない仕組みを構築できます。
複数の関係者に応じた権限設計を組み合わせることで、それぞれの立場に合った情報の見え方を実現しながら、物件の資産価値と入居者の満足度を、両立して維持していけます。

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IT導入補助金対象ツール番号：DL07-0022934。

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