はじめに

前回は、CRMに蓄積されたデータをグラフとして可視化できる「グラフ機能」をご紹介しました。

今回は、CRMで扱うさまざまなデータ同士を関連付ける「リレーション機能」についてご紹介します。

「顧客と案件を関連付けて管理したい」

「1つの顧客に紐づく複数の案件を確認したい」

「案件から関連する活動履歴や契約情報も確認したい」

このような場合に活躍するのが、リレーション機能です。

リレーション機能とは？

リレーションとは、異なるエンティティのデータ同士を関連付けるための機能です。

例えば、CRMでは次のような情報を管理することがあります。

• ・顧客
• ・案件
• ・活動履歴
• ・契約
• ・見積
• ・製品

これらを別々に管理するだけではなく、関連付けることで、「どの顧客に、どの案件があり、その案件にどのような活動や契約が紐づいているのか」といった情報をつなげて確認できます。

データ同士を関連付ける

例えば「顧客」と「案件」を管理しているとします。

顧客と案件を関連付けることで、

顧客A
↓
案件A
案件B
案件C

というように、1社の顧客に複数の案件を紐づけて管理できます。

これにより、顧客情報を確認したときに、その顧客に関連する案件もすぐに確認できるようになります。

1対多などの関係を設定

リレーションには、データの関係性に応じた設定があります。

例えば、

1社の顧客に複数の案件

という関係であれば、

顧客：1
↓
案件：多

という「1対多」の関係になります。

一方で、業務によっては異なる関係性でデータを関連付ける場合もあります。

関連するデータをフォームから確認

リレーションの便利なところは、データを関連付けるだけではありません。

関連付けたデータを、フォーム上から確認できるようにすることで、1つの画面から関連情報へアクセスできます。

例えば顧客情報を開いたときに、

• ・関連する案件
• ・関連する活動
• ・関連する契約

などを確認できるようにすれば、顧客に関する情報を一元的に把握できます。

CRMの情報を「つながったデータ」として管理

リレーション機能を活用すると、CRMに登録した情報を単独のデータとして扱うのではなく、関連性を持ったデータとして管理できます。

例えば営業活動なら、

顧客
↓
案件
↓
活動履歴
↓
見積・契約

というように、業務の流れに沿って情報をつなげることができます。

リレーション機能を活用するメリット

リレーション機能を活用することで、次のようなメリットがあります。

• ・関連するデータをまとめて管理できる
• ・顧客に紐づく案件などをすぐ確認できる
• ・情報を探す手間を減らせる
• ・データ同士の関係性を分かりやすく管理できる
• ・業務の流れに合わせたデータ管理ができる

特にCRMでは、顧客・案件・活動・契約など、複数の情報を組み合わせて業務を行うため、データ同士の関連付けは非常に重要です。

💡 ワンポイント活用例

例えば営業管理では、

顧客
→ 案件
→ 見積
→ 契約

という形で情報を関連付けておくことで、

「この顧客にはどんな案件がある？」

「この案件は見積まで進んでいる？」

「契約済みなのか？」

といった情報を、それぞれのデータを探し回ることなく確認しやすくなります。

エンティティとリレーションの関係

第2回でご紹介した「エンティティ」は、管理するデータの単位です。

そして今回の「リレーション」は、それぞれのエンティティをつなぐ役割を持っています。

例えば、

エンティティ

• ・顧客
• ・案件
• ・契約

を作成し、

リレーション

• ・顧客 ↔ 案件
• ・案件 ↔ 契約

という関係を設定することで、業務に合わせたデータ構造を作ることができます。

まとめ

今回は、異なるデータ同士を関連付けて管理できる「リレーション機能」をご紹介しました。

CRMでは、顧客・案件・活動・契約など、さまざまな情報を組み合わせて業務を行います。

それぞれのデータを関連付けることで、情報を探しやすくなり、顧客や案件に関する情報をより一元的に管理できます。

「データを登録する」だけではなく、「データ同士をつなげる」。

リレーション機能は、業務に合わせたデータ管理を実現するための重要な機能です。

次回は、CRMに登録されたデータを利用者ごとに適切に管理するための「セキュリティロール機能」についてご紹介します。

ぜひ次回もご覧ください。