こんにちは、ohyaです。
今回は、新シリーズの第1弾として「ワークフロー（Workflow）」を取り上げます。
PL-200の勉強をしていても、そして実務でも、「クラウドフローと何が違うの？」とよく聞かれる存在です。

今回の壁

『ワークフローって、まだ使えるの？クラウドフローでいいんじゃないの？』

PL-200のテキストにもワークフローは出てきますが、試験だけでなく現場でも「非推奨って聞いたけど、実際どうなの？」という疑問が多いです。

1. 1.ワークフローとは？

ワークフローは、Dynamics 365（Dataverse）のサーバー側で動く自動処理です。
レコードの作成や更新、削除などをトリガーにして、条件分岐やデータ更新、メール送信などを自動で行います。

特徴

• ・サーバー側実行（ユーザー操作なしでも動く）
• ・ノーコードで作成可能
• ・リアルタイムか非同期を選べる
• ・D365の内部処理に特化（外部サービス連携は基本不可）

2. 2.ワークフローの基本構成

1. 1.エンティティ（テーブル）を選ぶ
2. 2.実行タイミング（作成時・更新時など）を設定
3. 3.条件（もし〜なら）を設定
4. 4.アクション（更新、作成、メール送信など）を追加

💡 PL-200ポイント
試験では「トリガーは何か？」「同期/非同期の違い」を押さえることが重要。

3. 3.スコープ（Scope）の考え方

ワークフローを作るとき、「スコープ（Scope）」という設定項目があります。
これは「ワークフローが誰に対して実行されるか」を決める重要な設定です。

スコープの種類

実務での注意点

• ・スコープを広くしすぎると、不要なレコードまで処理してしまい、パフォーマンス低下や誤処理の原因になる
• ・逆に狭すぎると、必要なレコードに処理が届かないこともある
• ・PL-200試験では、「どの範囲のユーザーやレコードが対象になるか」を問う問題が出やすい

💡 失敗談

最初に「ユーザー」スコープで作ってしまい、他メンバーが作成したレコードがまったく処理されないという事故が…。
スコープ設定は本当に大事です。

4. 4.まだ使う場面はあるの？

Microsoftはワークフローを段階的にPower Automate（クラウドフロー）へ置き換える方針ですが、実務ではまだ使われています。

使われる理由

• ・既存システムに多数のワークフローが組み込まれている
• ・外部連携が不要な単純処理はワークフローのほうが軽い
• ・権限や実行環境の制約が少ない

5. 5.実務例

例1：レコード作成時に担当者へメール通知

• ・トリガー：レコード作成
• ・条件：重要フラグが「はい」
• ・アクション：担当者にメール送信

例2：特定条件でフィールドを自動更新

• ・トリガー：レコード更新
• ・条件：状態＝「完了」
• ・アクション：完了日フィールドに現在日付を設定

💡 ポイント
クラウドフローだと余計な外部接続やAPI制限を意識する必要がある場面も、ワークフローならD365内で完結。

6. 6.クラウドフローとの違い

7. 7.まとめ

• ・ワークフローはD365内部で動くシンプルな自動化機能
• ・外部連携不要な軽い処理なら今でも十分活躍
• ・新規構築はクラウドフロー推奨だが、既存環境では現役

✍️ 次回予告

次回は「ビジネスルール」を取り上げます。
フォームでの入力制御や自動入力をノーコードで実現する方法を、実例付きで解説します！

最後まで読んでくださり、ありがとうございました！