みなさん、こんにちは。

Dynamics 365のデータインポート機能を日常の業務やデータ移行を含め様々なシーンで利用されるのではないでしょうか。
その中でメモのインポートについての問合せをよく受けますので、紹介したいと思います。

メモのインポート

メモのインポートができるかどうかについてですが、インポートできます。
インポート用のテンプレートですが、インポート用テンプレートのダウンロード画面から「メモ」を選択することが可能で、そのテンプレートに値を設定し、インポートすることで「メモ」のインポートが可能になります。

このテンプレートを利用する方法は、一見便利に思えますが、落とし穴があります。
ダウンロードしたメモのテンプレートを開くと、以下の項目しかありません。

• タイトル
• 所有者
• ファイル名
• 説明

メモは各エンティティのフォームに表示されていることから分かるように各エンティティと関連付けて登録する必要があります。
Dynamics 365を利用されている方であればわかると思いますが、ダウンロードしたインポート用テンプレートには「関連」が不足しているので、「関連」を追加した上でインポートする必要があります。

添付ファイルのインポート

メモに添付ファイルも登録でき、こちらもインポート可能です。
ただし、通常のデータインポートとファイルの作り方がやや異なりますので、注意が必要です。
では、添付ファイルのインポートを順に行っていきたいと思います。

1. メモレコードインポート用のファイルを作成します。（CSV形式で保存します。）
   ※添付ファイルをインポートする際には、インポートするメモレコードファイルのヘッダー行に以下の項目が必要です。
   • タイトル
   • ファイル名
   • ドキュメント
   • 関連
     
2. 手順1で作成したCSVファイルと同様の場所に「Attachments」というフォルダを作成します。
3. 手順2で作成した「Attachments」フォルダに添付するファイルを格納します。
   
4. 手順1で作成したCSVファイルとAttachmentsフォルダを選択し、zip形式に圧縮します。
5. 手順4で作成したzipファイルをDynamics 365へインポートします。
   
6. インポート完了後、関連に設定したレコードを開き、メモにファイルが添付されていることを確認します。

このようにメモや添付ファイルもインポートが可能です。
データ移行を標準機能のみで行いたいときや各レコードに複数件の添付ファイルを付けたいときには、非常に便利ですので、ぜひご活用ください。