はじめに

前回は、顧客や案件などのデータを入力・確認するための「フォーム機能」をご紹介しました。

今回は、登録されている複数のデータを一覧で確認するときに活躍する「ビュー機能」についてご紹介します。

「登録したデータが増えて、必要な情報を探すのが大変」
「担当者ごとの案件だけ確認したい」
「ステータス別にデータを一覧で確認したい」

このような場面で便利なのが、ビュー機能です。

ビュー機能とは？

ビューとは、エンティティに登録されているデータを、条件や表示項目に合わせて一覧表示するための機能です。

同じデータでも、目的に応じて表示する情報を変えることができます。

例えば営業案件であれば、

• ・すべての案件
• ・自分が担当している案件
• ・商談中の案件
• ・受注した案件
• ・今月対応予定の案件

といったように、目的に合わせた一覧を作成できます。

必要な情報だけを一覧表示

ビューでは、一覧画面に表示する項目を設定できます。

例えば営業案件であれば、

• ・案件名
• ・顧客名
• ・担当者
• ・ステータス
• ・見込金額
• ・受注予定日

など、業務上必要な情報を一覧に表示できます。

逆に、普段あまり確認しない項目を非表示にすることで、画面をすっきりさせることもできます。

条件を設定して必要なデータだけを表示

ビューの便利なポイントの一つが、フィルター条件を設定できることです。

例えば「営業案件」のビューであれば、

ステータスが「商談中」の案件だけ表示

といった絞り込みができます。

さらに、

担当者が「自分」の案件だけ表示

今月が受注予定日の案件だけ表示

など、業務に合わせて条件を設定できます。

データを見やすい順番に並べ替える

表示するデータは、指定した項目を基準に並べ替えることもできます。

例えば、

• ・受注予定日の早い順
• ・金額の大きい順
• ・更新日の新しい順

など、確認したい情報に合わせて並び順を設定できます。

大量のデータを扱う場合でも、重要な情報を見つけやすくなります。

業務ごとにビューを使い分ける

ビューを複数作成しておけば、同じエンティティでも目的に応じて使い分けることができます。

例えば「案件」エンティティなら、

営業担当者向け

自分の案件

担当している案件だけを表示。

営業マネージャー向け

進行中の案件

現在商談中の案件を一覧表示。

経営層向け

高額案件

一定金額以上の案件を確認。

というように、それぞれの立場に合わせた情報の見せ方ができます。

ビューを活用するメリット

ビュー機能を活用することで、次のようなメリットがあります。

• ・必要なデータをすぐに確認できる
• ・大量のデータから目的の情報を探しやすくなる
• ・担当者やステータスごとにデータを整理できる
• ・表示項目を業務に合わせて変更できる
• ・同じデータをさまざまな切り口で確認できる

特にデータ量が増えてくるほど、ビューの重要性は高まります。

💡 ワンポイント活用例

例えば、問い合わせ管理であれば、

「未対応の問い合わせ」

というビューを作成し、

• ・問い合わせ日時
• ・顧客名
• ・問い合わせ内容
• ・担当者
• ・対応状況

などを一覧表示します。

これだけでも、担当者は「今、自分が対応すべき問い合わせ」をすぐに確認できます。

さらに「対応中」「完了」などのビューを用意しておけば、問い合わせの状況を一覧で把握しやすくなります。

フォームとビューの違い

ここまで第3回・第4回と続けて読んでいただいた方は、フィールド・フォーム・ビューの関係が少し見えてきたのではないでしょうか。

簡単に整理すると、

• ・フィールド：どんな情報を管理するか
• ・フォーム：1件のデータをどう入力・確認するか
• ・ビュー：複数のデータをどう一覧で見るか

という役割分担です。

この3つを組み合わせることで、入力から確認まで、業務に合わせた画面を構成できます。

まとめ

今回は、登録したデータを一覧で効率よく確認するための「ビュー機能」をご紹介しました。

ビューを活用すれば、必要な項目・必要なデータだけを表示し、担当者やステータスなど、目的に合わせた情報の見せ方ができます。

CRMに登録するデータが増えても、「必要な情報をすぐ見つけられる」環境を作れることが、ビュー機能の大きなメリットです。

次回は、登録したデータをグラフなどで分かりやすく可視化する「ダッシュボード機能」をご紹介します。

ぜひ次回もご覧ください。