Hello, this is Matsubara, CRM Evangelist.

"We have a list of people who need special consideration. But we don't know who actually lives where, who can provide support, or when the last time we checked on their situation was."

"The residents who come to the disaster prevention drills are the same faces every year, and there's no system in place to reach out to those who don't come."

These challenges in disaster prevention ultimately boil down to a fundamental problem: "there is no system for recording and managing relationships with people." Disaster prevention functions not by "acting when an event occurs," but by "building relationships in the course of daily life." This "managing of daily relationships" is the role of CRM.

Four management targets of disaster prevention CRM

Vulnerable individuals (elderly, disabled, foreigners, families with infants): It is important to manage the situation, support providers, and evacuation plans of people who have difficulty evacuating on their own during disasters on a daily basis. Having a list is not enough; it is crucial to continuously understand their current situation.

Local disaster prevention collaborators and community disaster prevention organizations: These are local volunteers who are responsible for guiding evacuations, checking on people's safety, providing meals, and offering first aid. It is necessary to manage "who is capable of what role and what training they have received."

Business Continuity Plan (BCP) manager for companies and facilities: Disaster preparedness collaboration with local businesses, schools, hospitals, and welfare facilities. Understanding and maintaining relationships with facilities that can accommodate people unable to return home and their mutual assistance functions.

Participant management for disaster prevention drills and training: Managing training participation history, approaching non-participants, and the training improvement cycle.

Field Design

【要配慮者レコード】
・氏名・住所・生年月日
・要配慮の区分（選択式・複数可）：
  高齢者（一人暮らし）/身体障がい/知的障がい/
  精神障がい/医療的ケア児・者/外国人/乳幼児同伴/
  妊産婦/その他
・自力避難能力（選択式）：
  完全に自力/一部補助が必要/全面的な支援が必要
・居住形態：一軒家/マンション（階数）/グループホーム
・緊急連絡先（家族・ケアマネジャー）
・担当支援者（近隣の担当者名・連絡先）
・主治医・通院している医療機関
・医療機器・薬（電源が必要な機器の有無）
・避難先の希望（選択式）：
  指定避難所A/医療的配慮が必要な避難所B/在宅避難/未定
・最終状況確認日（定期訪問・電話確認の日付）
・現在の状況メモ（ナラティブ）：
  例「先月から入院中。退院後は娘宅に移る予定」
  例「最近一人での外出が困難になってきている」
・感情温度（関係の状態）：
  定期的に連絡が取れている/たまに確認できる/
  連絡が取れていない（要確認）

【地域防災協力者レコード】
・氏名・住所・連絡先
・担当地区・班
・担当できる役割（選択式・複数可）：
  避難誘導/安否確認/救護/炊き出し/情報伝達/
  重機・車の運転/外国語対応/医療・看護/その他
・最終訓練参加日・参加した訓練の種類
・健康状態・活動可能レベル（高/中/低/体調不良中）
・関係温度（感情温度）：
  積極的協力者/協力的/消極的/連絡がつかない
・次回訓練への参加意向

【企業・施設BCP担当レコード】
・企業・施設名・業種・所在地
・担当者名・連絡先（BCP担当者）
・受け入れ可能な帰宅困難者数
・提供できる支援（選択式）：
  施設開放/食料・水の備蓄/発電機/AED/
  医療関係者の派遣/その他
・最終連携確認日・次回合同訓練予定日
・BCP策定状況（策定済み/策定中/未策定）
・感情温度（連携関係の状態）

【防災訓練参加者レコード】
・訓練参加履歴（日付・訓練種別・役割）
・最終訓練参加日
・次回訓練の参加意向
・特技・資格（AED/救急救命/土木/etc.）

Workflow Design

【要配慮者向けワークフロー】

「最終状況確認日から30日以上経過」：
  → タスク：「○○様 定期安否確認」
  内容：「電話または訪問で近況を確認する。
       体調の変化・生活状況の変化を記録する。
       孤立を防ぐことが最大の目的」

「感情温度：連絡が取れていない（要確認）に更新」：
  → タスク：「【要確認】○○様 安否確認——今週中に」
  内容：「電話で連絡が取れない場合は
       担当支援者または家族に確認を依頼する。
       状況をナラティブメモに記録する」

「医療機器使用者×台風・大雨シーズン前（毎年5月・9月）」：
  → タスク：「○○様 電源確保の事前確認」
  内容：「医療機器の停電対策・避難判断基準を
       本人・家族・支援者と事前に確認しておく」

【地域防災協力者向けワークフロー】

「最終訓練参加から6ヶ月以上経過」：
  → タスク：「○○さん 次回訓練への参加案内」

「健康状態：体調不良中 に更新されたとき」：
  → タスク：「○○さん 体調回復後の役割再確認」
  内容：「回復したら担当役割の変更が
       必要かどうかを確認する」

【企業・施設BCP連携ワークフロー】

「最終連携確認から6ヶ月以上経過」：
  → タスク：「○○社 BCP連携状況の定期確認」

「合同訓練の2ヶ月前」：
  → タスク：「○○社 合同訓練の詳細調整を開始」

Dashboard design

【防災担当者の週次ダッシュボード】

「要配慮者の安否確認アラート」：
  最終確認から30日以上経過した要配慮者リスト
  → 「今週確認すべき人」が自動リストアップ

「感情温度：連絡が取れていない 要配慮者」：
  早急に対応が必要な人のリスト

「地域防災協力者の訓練未参加アラート」：
  最終訓練参加から6ヶ月以上経過した協力者

【災害発生時の緊急ダッシュボード（有事活用）】
・地区別の要配慮者リスト（支援が必要な順）
・担当支援者が不明・連絡不通の要配慮者
・医療機器使用者で避難支援が必要な人のリスト
・企業・施設の受け入れ可能施設リスト

The essence of disaster prevention CRM: From "list management" to "building everyday relationships"

In disaster preparedness, the most important asset is "relationships built on everyday interactions where you can see each other's faces."

Even if you have a list of vulnerable individuals, a list that lacks context—such as "what condition this person is currently in, who can provide support, and where they should evacuate"—will be useless in the event of a disaster. Monthly phone calls and annual visits—this "record of daily contact"—creates a disaster prevention network that functions effectively in times of emergency.

EMOROCO CRM Lite's "Alerts from the last confirmation date," "Emotional temperature (whether contact has been made)," and "Narrative memo of the situation" are designed to realize "disaster prevention as building daily relationships" as an organizational mechanism.

Disaster preparedness is not something to be done "just for emergencies," but rather "an extension of everyday relationships"—and EMOROCO CRM Lite supports those "everyday relationships."
EMOROCO CRM Lite Product Page

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